Як держава переводить нотаріальні дії, документи та реєстри в цифрове середовище.
Нотаріат поступово переходить від паперових реєстрів і документів до цифрового середовища. Йдеться не лише про можливість перевірити окремий нотаріальний документ за QR-кодом. Держава створює Єдину державну електронну систему е-нотаріату, яка має об’єднати електронне робоче місце нотаріуса, Електронний реєстр нотаріальних дій, Електронний нотаріальний архів та низку реєстрів, що використовуються у нотаріальній діяльності.
Правову основу цієї системи визначає постанова Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2023 року № 1406 «Деякі питання функціонування Єдиної державної електронної системи е-нотаріату». Документ визначає склад системи, її функціональні можливості, порядок електронної взаємодії з іншими державними інформаційними ресурсами та правила роботи з електронним ідентифікатором нотаріального документа.
Водночас е-нотаріат в Україні поки що не можна ототожнювати з повністю дистанційним нотаріатом. Наразі йдеться насамперед про створення цифрової інфраструктури нотаріальної діяльності, електронний облік, архівування, обмін даними та перевірку документів.
Що входить до системи е-нотаріату
Положення, затверджене постановою № 1406, визначає сім складових Єдиної державної електронної системи е-нотаріату:
- електронне робоче місце користувача;
- Електронний нотаріальний архів;
- Електронний реєстр нотаріальних дій;
- Єдиний реєстр довіреностей;
- Єдиний реєстр нотаріусів;
- Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів;
- Спадковий реєстр.
Ці компоненти мають бути пов’язані між собою електронною інформаційною взаємодією. Власником системи є держава в особі Міністерства юстиції, а адміністратором — державне підприємство, що належить до сфери управління Мін’юсту.
Мова йде не про окремий електронний сервіс, а про інформаційну систему, яка має стати цифровим середовищем для значної частини нотаріальної діяльності.
Електронне робоче місце нотаріуса
Одним із основних елементів системи є електронне робоче місце користувача.
Через нього передбачені пошук та внесення відомостей, формування запитів, отримання інформації з інших інформаційних систем, реєстрів, кадастрів і баз даних, обмін електронними даними, завантаження сканованих копій документів, створення проєктів нотаріальних документів та формування документів з електронним ідентифікатором.
Система має забезпечувати електронну взаємодію не лише з реєстрами Мін’юсту. Положення прямо передбачає обмін даними з іншими державними інформаційними ресурсами, зокрема з Єдиним державним демографічним реєстром та Державним реєстром фізичних осіб — платників податків.
Технічно така взаємодія з іншими державними інформаційними системами здійснюється через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів «Трембіта» з дотриманням вимог законодавства про електронні довірчі послуги, захист персональних даних, публічні електронні реєстри та електронний документообіг.
Електронний нотаріальний архів
Окремий напрям реформи — створення Електронного нотаріального архіву.
Його поява має змінити сам підхід до зберігання нотаріальних документів. Цифрове середовище повинно забезпечувати збереження електронних нотаріальних справ, документів, створених нотаріусом, а також документів, які були отримані для вчинення нотаріальної дії.
Це не означає, що паперові документи та архіви одномоментно зникають. Навпаки, перехідний механізм передбачає одночасне використання паперових та електронних носіїв у визначених законодавством випадках.
Саме тому говоримо не про «відмову від паперу», а про поступове формування електронної нотаріальної справи та цифрового архіву.
Постанова № 1406 передбачає, що початок функціонування Електронного реєстру нотаріальних дій та Електронного нотаріального архіву визначається окремим рішенням Міністерства юстиції.
За інформацією ДП «Національні інформаційні системи», система е-нотаріату нині перебуває на етапі дослідної експлуатації.
QR-код — не «цифровий підпис» документа
Одне з найбільш помітних для громадян нововведень — електронний ідентифікатор, або QR-код.
Електронний ідентифікатор — це графічне зображення коду, що містить унікальний номер, присвоєний нотаріальному або прирівняному до нотаріально посвідченого документу, завантаженому до системи.
Отже, QR-код виконує передусім ідентифікаційну та перевірочну функцію. Він дозволяє встановити, чи є відповідний документ у системі та отримати передбачену законодавством інформацію про нього.
Для електронного нотаріального документа система автоматично накладає QR-код у верхньому лівому куті першої сторінки.
При цьому документи, оформлені на спеціальних бланках нотаріальних документів, мають окремий порядок використання захисних елементів.
Які документи можуть мати QR-код
Чинний наказ Міністерства юстиції від 22 липня 2022 року № 3081/5 визначає перелік нотаріальних документів, які формуються з електронним ідентифікатором.
До нього належать:
- довіреність;
- договір оренди транспортного засобу;
- заповіт;
- заява, на якій нотаріус засвідчує справжність підпису.
В той же час для заповіту встановлено окреме обмеження: електронна копія нотаріально посвідченого заповіту не надається за запитом заінтересованої особи через Єдиний державний вебпортал електронних послуг.
Це важливо, оскільки цифровізація нотаріальних документів не означає скасування обмежень, пов’язаних із нотаріальною таємницею.
Перевірка документа через «Дію»
Механізм електронного ідентифікатора передбачає можливість перевірки нотаріального документа онлайн.
Ще у 2022 році уряд визначив механізм, за яким QR-код можна було відсканувати за допомогою застосунку «Дія» та перевірити наявність документа в електронній системі. Серед відомостей, які можуть відображатися під час перевірки, — номер нотаріальної дії, тип документа, дата її вчинення та інформація про нотаріуса.
У передбачених законодавством випадках електронна копія документа також може бути доступна за згодою відповідної особи. Водночас перевірка через QR-код не повинна сприйматися як автоматична заміна всіх юридичних процедур, пов’язаних із пред’явленням оригіналу документа.
Тобто QR-код не робить документ самодостатнім цифровим об’єктом. Його функція — дати можливість перевірити зв’язок документа з інформацією, яка міститься у державній системі.
Електронний реєстр нотаріальних дій: що показав експеримент
Окремим напрямом цифровізації є експериментальний проєкт щодо реєстрації вчинених нотаріусами нотаріальних дій в Електронному реєстрі нотаріальних дій.
Його запроваджено постановою Кабінету Міністрів від 30 травня 2024 року № 619. Документ є чинним і був змінений постановою Кабміну № 1055 від 27 серпня 2025 року.
Суть експерименту полягає у паралельній фіксації інформації про нотаріальні дії в електронному середовищі.
На перехідному етапі паперовий реєстр не зникає. Інформація про вчинену нотаріальну дію спочатку реєструється у паперовому реєстрі, після чого відповідні відомості вносяться до Електронного реєстру.
Особливо важливим є правило про співвідношення двох реєстрів: у разі розбіжності між відомостями електронного та паперового реєстрів пріоритет мають відомості паперового реєстру.
Це прямо показує, що держава поки перебуває на етапі переходу від паперової моделі до електронної.
Це ще не можна вважати дистанційним нотаріатом. Положення № 1406 передбачає серед функціональних можливостей системи проведення аудіо- та відеоконференцій у режимі реального часу. Але ця норма сама по собі не надає права вчиняти будь-яку нотаріальну дію дистанційно.
Юридична можливість дистанційного вчинення конкретної нотаріальної дії залежить від спеціального регулювання: виду правочину, способу ідентифікації та автентифікації особи, вимог до її волевиявлення, перевірки повноважень та інших передбачених законом умов.
Тому нинішній етап реформи можна характеризувати як створення цифрової інфраструктури нотаріату, а не як запровадження повністю дистанційного нотаріату.
Чинна модель не виникла з нуля. Ще у грудні 2021 року Кабінет Міністрів запустив експериментальний проєкт щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е-нотаріату постановою № 1444. У грудні 2023 року ця постанова втратила чинність у зв’язку із запровадженням нової моделі, визначеної постановою № 1406.
Окремим етапом стала постанова № 745 від 1 липня 2022 року, яка визначала правила формування та перевірки нотаріального документа з електронним ідентифікатором. Вона також втратила чинність із 30 грудня 2023 року після набрання чинності постановою № 1406.
Отже, нинішня система є наступним етапом реформи, яка розвивається вже кілька років.
Окремий напрям — Спадковий реєстр
У 2026 році уряд продовжив розбудову цифрової інфраструктури е-нотаріату.
Постановою Кабінету Міністрів від 21 січня 2026 року № 52 затверджено новий Порядок державної реєстрації заповітів, спадкових договорів, відомостей, пов’язаних із спадкуванням, та ведення Спадкового реєстру.
Документ передбачає функціонування Спадкового реєстру як складової системи е-нотаріату та визначає порядок перенесення інформації до цієї системи із збереженням її цілісності та вимог щодо нотаріальної таємниці.
Тобто, цифровізація йде не лише шляхом створення нових сервісів для громадян, а й через перебудову внутрішньої архітектури державних реєстрів.
Що зміниться для нотаріуса
Практично, реформа означає поступовий перехід до моделі, у якій нотаріус працює не з ізольованими паперовими документами, а з пов’язаним цифровим середовищем.
Система має дозволяти:
- отримувати інформацію з державних реєстрів;
- формувати електронні запити;
- створювати та зберігати електронні документи;
- завантажувати скановані копії документів;
- реєструвати нотаріальні дії в електронному середовищі;
- формувати документи з електронним ідентифікатором;
- забезпечувати електронне архівування;
- здійснювати інформаційну взаємодію з іншими державними системами.
При цьому юридична оцінка нотаріусом не зникає. Цифрова система може автоматизувати обмін інформацією, технічну перевірку та фіксацію операцій, але не замінює нотаріуса як особу, яка вчиняє нотаріальну дію та несе передбачену законом відповідальність.
Український е-нотаріат зараз перебуває на етапі переходу від окремих цифрових інструментів до єдиної системи.
Перший рівень — цифрова інфраструктура: електронне робоче місце, реєстри, архів та електронна взаємодія з державними інформаційними ресурсами.
Другий — електронна ідентифікація та перевірка документів: QR-код, інформація про нотаріальну дію та можливість отримання електронної копії у визначених випадках.
Третій — дистанційні нотаріальні дії. Саме тут виникають найбільш складні юридичні питання: як забезпечити належну ідентифікацію особи, справжність її волевиявлення, захист від примусу чи шахрайства, дотримання нотаріальної таємниці та можливість довести законність дії у разі спору.
Тому головне питання реформи сьогодні полягає не в тому, чи буде е-нотаріат. Його цифрова інфраструктура вже нормативно закріплена і розвивається.
Питання в тому, які саме нотаріальні дії держава дозволить переводити в дистанційний формат, які юридичні гарантії для цього встановить і де проходитиме межа між автоматизованою системою та особистою відповідальністю нотаріуса.
Редакція «Судово-юридичної газети».
Читайте також:
- Ринок віртуальних активів в Україні: 4 ключові питання до запуску
- З серпня банки запроваджують ліміти на операції ФОПів та юридичних осіб
- Санкції за останній тиждень: Огляд ключових рішень
