Які документи підтверджують повноваження керівника та/або бухгалтера компанії-нерезидента або її відокремленого підрозділу?

Роз'яснення Південного міжрегіонального управління ДПС.

Південне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків повідомляє, що  відповідно до п. 9.3 розд. ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588:

• • платники податків - юридичні особи та відокремлені підрозділи юридичних осіб зобов’язані подати відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, відокремлених підрозділів юридичної особи до контролюючого органу у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків, шляхом подання, зокрема, заяви нерезидента (для іноземної юридичної компанії, організації або її відокремленого підрозділу) за формою № 1-ОПН з позначкою «Відомості про зміну керівника та/або особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».

Під час подання Заяви за ф. № 1-ОПН з позначкою «Відомості про зміну керівника та/або особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку1» проставляються відповідні позначки «v» або «+» у комірках: «Іноземна компанія, організація» або «Відокремлений підрозділ іноземної компанії, організації» або «Відокремлений підрозділ відповідає визначенню постійного представництва нерезидента згідно з п.п. 14.1.193 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу України» та у комірці, де вказується причина подання Заяви за ф. № 1-ОПН: «Відомості про зміну керівника та/або особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку1» і заповнюються тільки розділи I, III, IV, VII та/або VIII.

При цьому, в розд. VІІ «Керівник або представник» зазначаються данні, відповідно до документів, які додаються до Заяви за ф. № 1-ОПН нерезидентами (іноземними компаніями, організаціями), про:

• керівника - згідно з витягом із відповідного бізнес-реєстру, виданого в країні реєстрації іноземної компанії, або представника - згідно з документом, яким підтверджуються повноваження представника, якщо таким документом представнику делегований повний обсяг прав та обов’язків керівника платника податків для всіх випадків, визначених Податковим кодексом України (реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) та прізвище, ім’я, по батькові (за наявності)), контактні телефони.

У розд. VІІІ «Особа, відповідальна за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» – зазначається РНОКПП або серія (за наявності) та номер паспорта зазначаються лише для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та номером паспорта, прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), контактні телефони.

Разом з тим, у разі відсутності у нерезидента або відокремленого підрозділу нерезидента посади бухгалтера у розд. VІІІ «Особа, відповідальна за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» Заяви за ф. № 1-ОПН зазначаються відомості про керівника або представника, оскільки лише керівник несе відповідальність за ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Подати Заяву за ф. № 1-ОПН з позначкою «Відомості про зміну керівника та/або особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку1» можуть керівник, представник (з підтвердженням повноважень) або особа, відповідальна за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку нерезидента або його відокремленого підрозділу.

Враховуючи викладене, у разі зміни керівника та/або особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, нерезиденту або відокремленого підрозділу нерезидента необхідно подати до контролюючого органу у 10-денний строк з дня виникнення змін у облікових даних платників податків, Заяву за ф. № 1-ОПН з позначкою «Відомості про зміну керівника та/або особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».

У разі зміни керівника нерезидента до Заяви за ф. № 1-ОПН додається копія витягу з відповідного бізнес-реєстру (торговельного, банківського або іншого реєстру, в якому фіксується факт державної реєстрації компанії, організації), виданого в країні реєстрації іноземної компанії з даними про нового керівника.

Інших додаткових до Заяви за ф. № 1-ОПН документів у разі зміни керівника та/або особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку нерезидента подавати до контролюючого органу не потрібно.

Відокремлений підрозділ відповідає визначенню постійного представництва нерезидента згідно з п.п. 14.1.193 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу України:

Постійне представництво - постійне місце діяльності, через яке повністю або частково проводиться господарська діяльність нерезидента в Україні, зокрема:

• • місце управління;
  • філія;
  • офіс;
  • фабрика;
  • майстерня;
  • установка або споруда для розвідки природних ресурсів;
  • шахта, нафтова/газова свердловина, кар’єр чи будь-яке інше місце видобутку природних ресурсів;
  • склад або приміщення, що використовується для доставки товарів, сервер.

З метою оподаткування термін "постійне представництво" включає:

а) будівельний майданчик, будівельний, складальний або монтажний об’єкт чи пов’язану з ними наглядову діяльність, якщо загальна тривалість робіт, пов’язана з таким майданчиком, об’єктом чи діяльністю (в рамках одного проекту або пов’язаних між собою проектів), що виконуються нерезидентом через співробітників або інший персонал, найнятий ним для таких цілей, перевищує 12 місяців;

б) надання послуг нерезидентом (крім послуг з надання персоналу), у тому числі консультаційних, через співробітників, найнятих ним для таких цілей, якщо така діяльність провадиться (в рамках одного проекту або проекту, що пов’язаний з ним) в Україні протягом періоду або періодів, загальна тривалість яких становить більш як 183 дні у будь-якому дванадцятимісячному періоді;

в) осіб, які на підставі договору, іншого правочину або фактично мають та звичайно реалізують повноваження вести переговори щодо суттєвих умов правочинів, внаслідок чого нерезидентом укладаються договори (контракти) без суттєвої зміни таких умов, та/або укладати договори (контракти) від імені нерезидента, у разі, якщо зазначена діяльність здійснюється особою в інтересах, за рахунок та/або на користь виключно одного нерезидента та/або пов’язаних із ним осіб - нерезидентів;

г) осіб, які на підставі договору, іншого правочину або фактично мають і звичайно реалізують повноваження утримувати (зберігати) запаси (товари), що належать нерезиденту, із складу яких здійснюється поставка запасів (товарів) від імені нерезидента, крім резидентів - утримувачів складу тимчасового зберігання або митного складу.

Для цілей застосування підпунктів "а" і "б" цього підпункту при розрахунку загального періоду, протягом якого нерезидент здійснює діяльність в Україні, до повних послідовних або непослідовних календарних місяців тривалості проекту (або пов’язаних між собою проектів), виконання робіт або надання послуг нерезидентом в Україні додаються:

• • тривалість діяльності нерезидента в Україні, що здійснюється протягом кількох послідовних або непослідовних періодів, які окремо є меншими за повний календарний місяць, але в сукупності перевищують 30 днів, та
  • тривалість діяльності пов’язаних осіб цього нерезидента в Україні, якщо така діяльність тісно пов’язана з діяльністю нерезидента, визначеною у підпунктах "а" і "б" цього підпункту, та здійснюється протягом кількох послідовних або непослідовних періодів, які дорівнюють повному календарному місяцю або які окремо є меншими за повний календарний місяць, але в сукупності перевищують 30 днів.

Для цілей застосування підпунктів "в" і "г" цього підпункту про наявність в особи фактичних повноважень здійснювати в інтересах, за рахунок та/або на користь нерезидента діяльність, яка має ознаки постійного представництва, може, зокрема, але не виключно, свідчити:

• • надання нерезидентом обов’язкових до виконання вказівок (у тому числі засобами електронного зв’язку або шляхом передачі електронних носіїв) та їх виконання особою;
  • наявність в особи та використання нею електронної адреси корпоративної електронної пошти нерезидента та/або його пов’язаних осіб для комунікації з нерезидентом та/або з третіми особами, з якими нерезидент уже уклав або в подальшому буде укладати договори чи інші правочини;
  • реалізація особою права володіння або розпорядження запасами (товарами) чи іншими активами нерезидента в Україні або їх значною часткою на підставі відповідних вказівок нерезидента;
  • наявність в особи приміщень, орендованих від власного імені для зберігання майна, придбаного за рахунок нерезидента або яке належить нерезиденту чи третім особам та підлягає передачі третім особам за вказівкою нерезидента, або для інших цілей, визначених нерезидентом.

Нерезидент не вважається таким, що має постійне представництво в Україні, якщо він здійснює господарську діяльність через посередника - резидента, але при цьому надання резидентом агентських, довірчих, комісійних та інших подібних посередницьких послуг з продажу чи придбання товарів (робіт, послуг) за рахунок, в інтересах та/або на користь нерезидента здійснюється в рамках основної (звичайної) діяльності резидента та на звичайних умовах. Якщо посередник - резидент діє виключно або майже виключно за рахунок, в інтересах та/або на користь одного або кількох осіб - нерезидентів, які є пов’язаними особами, такий посередник не може вважатися таким, що діє в рамках основної (звичайної) діяльності стосовно будь-якої з пов’язаних осіб - нерезидентів, та визнається постійним представництвом такого нерезидента в Україні або кожної особи - нерезидента, якщо такі нерезиденти є пов’язаними особами.

Постійним представництвом не є:

а) використання будівель або споруд виключно з метою зберігання, демонстрації товарів чи виробів, що належать нерезиденту;

б) зберігання запасів (товарів або виробів), що належать нерезиденту, виключно з метою зберігання або демонстрації;

в) зберігання запасів (товарів або виробів), що належать нерезиденту, виключно з метою переробки іншим підприємством;

г) утримання постійного місця діяльності виключно з метою закупівлі товарів чи виробів або для збору інформації для нерезидента;

ґ) направлення у розпорядження особи фізичних осіб у межах виконання угод про послуги з надання персоналу;

д) утримання постійного місця діяльності з іншою метою.

Утримання постійного місця діяльності виключно для здійснення будь-якої комбінації видів діяльності, зазначених у підпунктах "a" - "д" цього підпункту, за умови, що такі види діяльності (їх комбінація) мають підготовчий або допоміжний характер для такого нерезидента, не є постійним представництвом.

Постійне представництво нерезидента в Україні визнається також у разі, якщо діяльність в Україні здійснюють декілька нерезидентів - пов’язаних осіб, якщо така діяльність у сукупності виходить за межі діяльності підготовчого або допоміжного характеру для такої групи нерезидентів - пов’язаних осіб. У такому разі постійне представництво визнається для кожного такого нерезидента - пов’язаної особи. Даний абзац застосовується лише у випадку, коли діяльність таких нерезидентів - пов’язаних осіб в Україні становить у сукупності взаємодоповнюючі функції тісно пов’язаного бізнес-процесу.

Визнання особи контролюючою особою відповідно до положень статті 39-2 цього Кодексу не є постійним представництвом.

Читайте також:

• Які іноземні юридичні компанії зобов’язані стати на облік у контролюючих органах?
• У яких випадках необхідно повідомити контролюючий орган про набуття чи припинення участі у контрольованих іноземних компаніях?
• Проєкт наказу Мінфіну «Про затвердження Порядку електронної ідентифікації осіб-нерезидентів, які надають електронні послуги»