Міністерством фінансів внесено зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон

Авансування відряджень державних службовців та працівників державних підприємств, установ і організацій, здійснюватиметься в безготівковій формі. Відповідні зміни до «Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» - (Далі інструкція №59) було внесено наказом Міністерства фінансів №155 від 13.04.2020р., який набрав чинності 12 травня 2020 року. Повідомляє прес-центр Мінфіну.

Готівкове авансування можна здійснювати лише з метою забезпечення конфіденційності працівників (направлення у відрядження державними органами і військовими формуваннями працівників органів і організацій, на які покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності).

Змінами до Інструкції також передбачена можливість видачі авансу при відрядженні за кордон у гривнях, а також уточнено перелік витрат, які відшкодовуються відрядженому працівнику (наприклад, комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки).

Зміни до «Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» опубліковано в періодичному виданні «Офіційний вісник України» (№36 від 12 травня 2020 року).

Зверніть увагу! Інструкція №59 є обов’язковою для застосування підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Госпрозрахункові підприємства Інструкцію №59 можуть використовувати довідково (під час складання Положення про відрядження, колективних та трудових договорів, або наказів про відрядження).

Що змінилося?

1.Порядок видачі авансу

Змінами передбачається, що аванс на відрядження видається працівнику у такий спосіб:

• або перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток;
• або перераховується на рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Тобто видача авансу бюджетникам здійснюватиметься, як правило, безготівково.

Є виняток, коли аванс може бути надано готівкою – у разі направлення у відрядження працівників державними органами і військовими формуваннями, утвореними ними в установленому порядку, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

2. Порядок повернення невитрачених авансових коштів

• Повернення невитрачених коштів відбуватиметься також на рахунок підприємства.
• Готівкою до каси невитрачені кошти на відрядження повертатимуться лише, якщо вони були видані працівнику готівкою.

3. Відшкодування витрат

Розширено перелік витрат, які підлягають компенсації. Зокрема, працівнику відшкодовуватимуться (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв'язку зі службовим відрядженням:

• комісійні витрати у разі обміну валюти;
• суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов'язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження);
• витрати, пов'язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами – у безготівковій формі;
• витрати, пов'язані з проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки;
• витрати, пов'язані з отриманням готівки зі застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

Крім того, відшкодовуватимуться витрати на обслуговування в залах офіційних делегацій в аеропортах членам офіційних делегацій на чолі з Президентом України, Головою ВРУ, Прем'єр-міністром України під час здійснення офіційних і робочих візитів за кордон та робочих поїздок у межах України та передових груп, що забезпечують підготовку таких візитів, та співробітникам Управління державної охорони, які їх супроводжують (за наявності підтвердних документів).

Також встановлюється право на відшкодування документально підтверджених витрат та добових витрат супроводжуючому (не більше ніж одному) відрядженого працівника у разі, якщо він має інвалідність I групи внаслідок порушення опорно-рухового апарату та зору.

4. Добові витрати

Якщо працівники дипломатичної служби України, направлені у довготермінове відрядження, або працівники, які виконують функції з обслуговування, з числа осіб, які мають дозвіл на постійне проживання та/або працевлаштування в державі розміщення закордонної дипломатичної установи України, або іноземці, призначені за контрактами на посади закордонної дипломатичної установи України, направляються у відрядження, відшкодування добових витрат, зазначених у додатку 1 до постанови КМУ №98, для відповідної держави не здійснюватиметься.

5. Наказ про відрядження

Розширено перелік обов'язкової інформації, яку має містити наказ на відрядження:

• мета виїзду;
• завдання (за потреби);
• пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);
• строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження);
• джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;
• за потреби – інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником), після затвердження кошторису витрат.

У разі направлення працівника підприємства у службове відрядження за запрошенням подається його копія та за наявності програма заходів.

6. Закордонні відрядження

Змінами передбачається, що роботодавець, який спрямовує працівника у відрядження за кордон, має забезпечити його авансом:

• у національній валюті держави, до якої відряджається працівник,
• або у доларах США/євро,
• або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

До змін це можливо було лише в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (тобто в гривні не можна).

Аналогічно змінили й норму щодо закордонних добових.

Наразі передбачено, що за кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених постановою КМУ від 02.02.2011 р. №98. І в цій постанові добові затверджено в доларах США.

Змінами ж передбачається, що добові виплачуватимуться (в межах сум, затверджених постановою №98), у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

7. Змінами також передбачено, що:

• під час складання авансового звіту, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти – зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження такого звіту;
• якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження.